Datenschutzerklärung für das POLYAS Online-Wahlsystem im Rahmen der DFG Fachkollegienwahl

Wir freuen uns über Ihre Teilnahme an der Fachkollegienwahl. Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns oberste Priorität. Nachfolgend finden Sie Informationen über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und über Ihre Rechte im Rahmen der Nutzung des POLYAS Online-Wahlsystems.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist:
Deutsche Forschungsgemeinschaft e.V. (DFG)
Kennedyallee 40
D-53175, Bonn
Tel.: (+49) 0228-885 0
Kontakt: postmaster@dfg.de
Internet: www.dfg.de

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:
Herr Dr. Gregor Scheja
Scheja und Partner Rechtsanwälte mbB
Adenauerallee 136
D-53113 Bonn
Tel.: (+49) 0228/2272260
Verschlüsseltes Kontaktformular: https://www.scheja-partner.de/kontakt/kontakt.html

3. Ihre Betroffenenrechte

Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) folgende Rechte, soweit deren jeweilige gesetzliche Voraussetzungen vorliegen:
Auskunft: Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu erhalten.
Berichtigung: Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten zu Ihrer Person verlangen. Darüber hinaus können Sie die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
Löschung: In bestimmten Fällen können Sie die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
Einschränkung der Verarbeitung: Sie können in bestimmten Fällen verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird.
Datenübertragbarkeit: Sollten Sie Daten auf Basis eines Vertrages oder einer Einwilligung bereitgestellt haben, so können Sie verlangen, dass Sie die von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten oder dass diese an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

Widerspruchsrecht
Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, die auf Grundlage von Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe e) DSGVO oder Art. 6 Absatz 1 Unterabsatz 1 Buchstabe f) DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Diese personenbezogenen Daten werden dann nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet, es sei denn, es können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachgewiesen werden, die Ihre Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Widerruf der Einwilligung: Sofern Sie eine Einwilligung in die Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt hiervon unberührt. Sie können einen Widerruf zusätzlich zu den unter „Geltendmachung Ihrer Rechte“ genannten Wegen auch gemäß den jeweiligen Hinweisen zur „Ausübung des Widerrufs“ im Abschnitt „Dienste & Cookies“ erklären.

Geltendmachung Ihrer Rechte: Wenden Sie sich zur Ausübung aller Ihrer zuvor genannten Rechte bitte an fachkollegienwahl2019@dfg.de oder postalisch an die oben unter Ziffer 1. angegebene Anschrift. Bitte stellen Sie dabei sicher, dass uns eine eindeutige Identifizierung Ihrer Person möglich ist.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde: Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten rechtswidrig ist.

4. Details zu Diensten, Cookies & Co.

Das POLYAS-Onlinewahlsystem für die Fachkollegienwahl enthält Wählernummern mit Zugangscodes, die den Wahlstellen zur Verteilung und Zuordnung zu berechtigten Wählern zugesendet werden. Die Zuordnung von Wahlberechtigten nach Nummern zu Personen obliegt der Wahlstelle selber und wird weder der DFG mitgeteilt noch im Onlinewahlsystem selber vermerkt. Unabhängig davonsichert das Onlinewahlsystem eine anonymisierte Stimmabgabe zu, d. h. eine Zuordnung von verbindlich abgegebenen Stimmen in der Urne zu Wahlberechtigten wird technisch verhindert. Des Weiteren werden die Stimmen verschlüsselt auf vom Wählerverzeichnis getrennten Servern gespeichert. Die Entschlüsselung der Stimmen, die keine Verbindung zu Wählermerkmalen tragen, erfolgt bei Auszählung mit Schlüsseln und Passwörtern des Wahlvorstands.

4.1 Funktionalitäten

Logfiles

Datenkategorie

aufgerufene URL, IP-Adresse des Aufrufers, Uhrzeit und Datum des Zugriff, vom Browser des Aufrufers gesendete Browserkennung mit Versionsangabe

Zweck(e)

Systemsicherheit (z.B. Verhinderung von Missbrauch, insbesondere DOS-Attacken)

Rechtsgrundlage(n)

Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben b) und f) DSGVO

Ggfs. verfolgte berechtigte Interessen

Siehe Zwecke, eine Zuordnung zu Wahlberechtigten ist nicht möglich.

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Auftragsverarbeiter (Administratoren der Fa. Micromata GmbH als Unterauftragnehmer der POLYAS GmbH), im Falle von Angriffsversuchen für forensische Zwecke auch für die DFG (Technischer Projektleiter, Gesamtprojektleitung)und POLYAS-Mitarbeiter (Administratoren, Systementwickler)

Drittlandtransfer; Angemessenheitsbeschluss (ja/nein)

--

Ggfs. Garantien für Drittlandtransfer und Zugangsmöglichkeit zu diesen

--

Speicherfristen oder Kriterien für deren Festlegung

Löschung der Daten nach Bekanntgabe des endgültigen Wahlergebnisses, voraussichtlich 1. Quartal 2020. Sollte eine Wahlprüfung erforderlich werden, verschiebt sich dieser Termin nach hinten.

Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und ggf. Folgen der Nichtbereitstellung

Keine Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Erhebung durch Aufruf des Dienstes

Ggfs. Ausübung des Widerrufs

--

Quelle der Daten

Direkterhebung bei Aufruf der des Dienstes

 

Aufruf und Nutzung des Wahlsystems

Datenkategorie

Nach Erstanmeldung generierter Token (Zufallswert) des Wahlberechtigten.

Zweck(e)

Einmalige Stimmabgabe im Rahmen der Fachkollegienwahl

Rechtsgrundlage(n)

Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) und f) DSGVO

Ggfs. verfolgte berechtigte Interessen

Korrekte Darstellung des Dienstes, siehe Zwecke

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Auftragsverarbeiter (Administratoren der Fa. Micromata GmbH als Unterauftragnehmer der POLYAS GmbH), im Falle von Angriffsversuchen für forensische Zwecke auch für die DFG (Technischer Projektleiter, Gesamtprojektleitung)und POLYAS-Mitarbeiter (Administratoren, Systementwickler)

Drittlandtransfer; Angemessenheitsbeschluss (ja/nein)

--

Ggfs. Garantien für Drittlandtransfer und Zugangsmöglichkeit zu diesen

--

Speicherfristen oder Kriterien für deren Festlegung

Löschung der Daten nach Bekanntgabe des endgültigen Wahlergebnisses, voraussichtlich 1. Quartal 2020. Sollte eine Wahlprüfung erforderlich werden, verschiebt sich dieser Termin nach hinten.

Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und ggf. Folgen der Nichtbereitstellung

Keine Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Erhebung durch Aufruf des Dienstes

Ggfs. Ausübung des Widerrufs

--

Quelle der Daten

Direkterhebung bei Aufruf des Dienstes

 

Validitätsprüfung

Datenkategorie

Status eines Wahlberechtigen: noch nicht angemeldet, angemeldet, Stimme abgegeben oder Stimme verbindlich abgegeben.

Zweck(e)

Verhinderung von Mehrfachstimmabgaben und Export des Wählerverzeichnisses mit Status der Wahlberechtigten.

Rechtsgrundlage(n)

Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) und f) DSGVO

Ggfs. verfolgte berechtigte Interessen

Siehe Zwecke

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Auftragsverarbeiter (Systembetreuer der Fa. POLYAS), DFG-Mitarbeiter (Administratoren, technischer Projektleiter, Gesamtprojektleitung)

Drittlandtransfer; Angemessenheitsbeschluss (ja/nein)

--

Ggfs. Garantien für Drittlandtransfer und Zugangsmöglichkeit zu diesen

--

Speicherfristen oder Kriterien für deren Festlegung

Löschung der Daten nach Bekanntgabe des endgültigen Wahlergebnisses, voraussichtlich 1. Quartal 2020. Sollte eine Wahlprüfung erforderlich werden, verschiebt sich dieser Termin nach hinten.

Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und ggf. Folgen der Nichtbereitstellung

Notwendig für das korrekte Funktionieren des Wahlsystems. Angaben werden für das Wählerverzeichnis (Wahlbeteiligung) mit der Angabe, welche Wähler gewählt haben.

Ggfs. Ausübung des Widerrufs

--

Quelle der Daten

Direkterhebung bei Aufruf des Dienstes


Abwehr von Angriffen

Datenkategorie

IP-Adresse bei fehlerhafter Anmeldung

Zweck(e)

Erkennen von Brute-Force-Angriffen

Rechtsgrundlage(n)

Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b) und f) DSGVO

Ggfs. verfolgte berechtigte Interessen

Siehe Zwecke

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Auftragsverarbeiter (Administratoren der Fa. Micromata GmbH als Unterauftragnehmer der POLYAS GmbH), im Falle von Angriffsversuchen für forensische Zwecke auch für die DFG-und POLYAS-Mitarbeiter

Drittlandtransfer; Angemessenheitsbeschluss (ja/nein)

--

Ggfs. Garantien für Drittlandtransfer und Zugangsmöglichkeit zu diesen

--

Speicherfristen oder Kriterien für deren Festlegung

Löschung der Daten nach Bekanntgabe des endgültigen Wahlergebnisses, voraussichtlich 1. Quartal 2020. Sollte eine Wahlprüfung erforderlich werden, verschiebt sich dieser Termin nach hinten.

Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und ggf. Folgen der Nichtbereitstellung

Keine Pflicht zur Bereitstellung, automatisierte Erhebung durch Aufruf des Dienstes

Ggfs. Ausübung des Widerrufs

--

Quelle der Daten

Direkterhebung bei Aufruf des Dienstes

 

4.2 Cookies

Im Rahmen des Einsatzes des POLYAS Online-Wahlsystems setzen wir Cookies ein, um einen umfangreichen Funktionsumfang zu bieten, die Nutzung komfortabler zu gestalten und um unsere Angebote optimieren zu können. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die von einem Webserver generiert werden und mittels des genutzten Webbrowsers auf Ihrem Computer während des Online-Besuchs gespeichert werden.

Dabei verwenden wir sogenannte „Session-Cookies“. Diese werden automatisch nach der Beendigung Ihrer Browser-Sitzung gelöscht.

Wenn Sie den Einsatz von Cookies nicht wünschen, können Sie das Speichern von Cookies auf Ihrem Gerät durch entsprechende Einstellungen Ihres Internetbrowsers verhindern. Bitte beachten Sie, dass die Funktionsfähigkeit und der Funktionsumfang unseres Angebots dadurch eingeschränkt sein können. Ausführliche Informationen zu Art, Umfang, Zwecken, Rechtsgrundlagen und Widerspruchsmöglichkeiten gegenüber der Datenverarbeitung im Zusammenhang mit diesen Cookies entnehmen Sie bitte den Informationen in der nachfolgenden Tabelle.

JSESSIONID

Datenkategorie

Cookie-ID

Zweck(e)

Darstellung der Webseite, Sicherstellung, dass Stimmabgabe mit jedem beliebigem Endgerät, Browser und Betriebssystem durchgeführt werden kann

Rechtsgrundlage(n)

Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben b) und f) DSGVO

Ggfs. verfolgte berechtigte Interessen

Siehe Zwecke

Empfänger oder Kategorien von Empfängern

Auftragsverarbeiter (Hosting-Provider)

Drittlandtransfer; Angemessenheitsbeschluss (ja/nein)

--

Ggfs. Garantien für Drittlandtransfer und Zugangsmöglichkeit zu diesen

--

Cookie- Gültigkeit/ Speicherfrist

Dauer der Browsersitzung

Pflicht zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten und ggf. Folgen der Nichtbereitstellung

Keine Pflicht zur Bereitstellung, da automatisierte Erhebung durch den Aufruf des Dienstes

Ggfs. Ausübung des Widerrufs

--

Quelle der Daten

Direkterhebung bei Aufruf des Dienstes